SMK ber-KAIZEN

Icon

… upaya membangun karakter PROBLEM SOLVING, menuju INDONESIA yang lebih baik.

Menggerakkan Inovasi Melalui Konvensi (QCC)


Astra sukses memacu karyawannya melakukan inovasi melalui kegiatan InnovAstra. Total tambahan pendapatan dari kegiatan inovasi itu bahkan mencapai triliunan rupiah. Bagaimana bisa?

“The world leaders in innovation and creativity will also be world leaders in everything else”. Ucapan pakar manajemen Harold R. McAlindon ini tentu bukan sekadar kata-kata kosong. Penulis The Little Book of Big Ideas itu menemukan inovasi sebagai kata kunci memenangi persaingan bisnis. Dan nyatanya, banyak perusahaan besar memang menjadikan inovasi sebagai urat nadi sehingga terus menggelorakan inovasi di lingkungan internalnya.

Di Indonesia, salah satu yang serius menggelorakan hal ini adalah PT Astra International Tbk. Di Astra, keyakinan bahwa inovasi merupakan kata kunci untuk survive dan terus leading sudah menjadi “sarapan” yang saban hari didengung-dengungkan, dari level manajemen puncak hingga karyawan lapangan, pada forum-forum di head office, di anak usaha hingga di cabang-cabang. Malahan, tahun ini, Astra menjadikan inovasi sebagai tema utama saat merayakan ulang tahun ke-54 perusahaan – persisnya bertema “Astra Berinovasi untuk Bangsa”.

Wujud keseriusan Astra dalam menginternalisasi inovasi juga tampak jelas dari kegiatan korporat yang mereka sebut InnovAstra. Ini merupakan kontes tahunan yang melibatkan seluruh insan Astra. Kegiatan rutin ini menandingkan siapa yang terbaik dalam hal inovasi. “Lomba InnovAstra terbuka bagi seluruh karyawan dan perusahaan di seluruh Grup Astra,” kata Presdir Astra Prijono Sugiarto saat menghadiri ajang InnovAstra 2011.

Bila dilihat dari permukaan, InnovAstra sepintas tampak hanya sebuah event lomba, tak lebih dari kompetisi biasa. Namun bila didalami, InnovAstra adalah proses yang penting dan panjang dalam internal Astra untuk tetap menggenggam masa depannya. Hal itu juga diakui Ekuslie Goestiandi, Head of Astra Management Development Institute (AMDI). Menurutnya, InnovAstra merupakan upaya mencapai prestasi terbaik karena mendorong karyawan berinovasi.

Secara korporat, InnovAstra bisa dilihat sebagai bagian dari proyek “improvement and innovations” Astra karena di dalamnya memang banyak sekali muncul usulan perbaikan proses dan terobosan demi peningkatan kinerja perusahaan. Ada pula semangat dan upaya yang berorientasi penciptaan nilai tambah untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan. Namun di sisi lain, hal itu juga bisa dilihat dari pengembangan karyawan karena InnovAstra memberi kesempatan karyawan berimprovisasi dan mengeluarkan kreativitas terbaiknya melalui penciptaan inovasi-iovasi di bidang kerja masing-masing.

Dampak InnovAstra sungguh tak bisa dianggap enteng. Ini terbaca dari sisi hasil yang terkuantifikasi. Astra menggunakan parameter Net Quality Income (NQI) untuk mengukur InnovAstra. Secara umum NQI adalah net benefit dari kegiatan inovasi setelah dikurangi biaya-biaya yang dikeluarkan untuk proyek.”NQI kami gunakan sebagi indikator progres kegiatan inovasi,” kata Ekuslie. Cara memperoleh angka NQI: total benefit proyek dikurangi biaya proyek. Pada event InnovAstra tahun 2009, angka NQI bisa mencapai Rp 1,07 triliun. Tahun

2010 naik menjadi Rp 1,6 triliun dan tahun 2011 melonjak hingga Rp 4,08 triliun.

Bagaimana Astra meraih itu semua?

Jelas, bukan proses yang simpel. InnovAstra melibatkan rangkaian kegiatan panjang, terkait kegiatan pengembangan di semua unit usaha Astra. InnovAstra mewadahi semua inovasi dari seluruh unit, mencakup 145 anak usaha dengan jumlah karyawan 145.154 orang.

Bila dikilas balik, InnovAstra merupakan hasil evolusi dan penyempurnaan program-program konvensi sebelumnya. Cikal-bakalnya sudah dirintis pada 1980 saat Astra mengintroduksi Total Quality Control pertama kali di PT United Tractors, PT Multi Astra, PT Gaya Motor dan PT Nippondenso Indonesia. Tahun 1982 mulai dirintis sebuah konvensi di Grup Astra dengan nama Konvensi Quality Control Circle sejalan diperkenalkannya Astra Total Quality Control (ATQC) saat itu. Tahun 1998, ATQC diubah menjadi Astra Total Quality Management (ATQM), dan setelah berjalan lima tahun, tepatnya tahun 2003, berganti nama menjadi Astra Quality Convention (AQC). Baru pada 2009 AQC diubah menjadi InnovAstra untuk lebih mengobarkan semangat inovasi.

Dari waktu ke waktu elemen yang dikonteskan terus mengalami perkembangan, seiring dengan pengadopsi konsep dan praktik manajemen yang terhangat di masanya. Di tahun 1980-82, gerakannya semata-mata secara kultural. Namun dengan berjalannya waktu, semua kegiatan yang dilakukan harus ada asas manfaat nyata. “Sekarang sudah ada dua fokus: gerakan kultural yaitu membudayakan kegiatan inovasi, dan gerakan performance management untuk meningkatkan kinerja organisasi,” kata Daris Rahman, Departement Head AMDI.

Astra mulai memiliki sistem manajemen modern pada awal 1980-an. Kegiatan “improvement and innovation” menjadi bagian penting yang mulai dikenalkan saat itu. Waktu itu, dunia sedang marak konsep TQM. Astra termasuk perusahaan yang aktif menjalankan konsep itu, utamanya di bidang produksi.

Bila dicermati, pada tahap-tahap awal, gerakan improvement di Astra masih lebih berfokus pada kegiatan kaizen. Namun seiring dengan waktu, kategori improvement yang diperlombakan makin beragam. Pada 1980 baru mengenal kategori Quality Control Circle (QCC), tahun 1982 sudah ada kategori proyek Suggestion System (SS), tahun 1997 kategori Quality Control Project (QCP) dan tahun 2009 kategori Business Performance Improvement (BPI).

Lebih detailnya, saat ini yang dilombakan melibatkan kategori proyek untuk individu maupun

tim. Total ada lima kategori. Pertama, Suggestion System, yang menilai proyek yang bersifat individu. Kedua, Quality Control Circle NonTeknik, yang melingkupi proyek nonteknis, untuk level departemen seperti bagian keuangan, administrasi dan level frontliner. Ketiga, Quality Control Circle Teknik, yang melingkupi proyek teknis di level departemen. Keempat, Quality Control Project, mencakup proyek di level divisi atau staf manajerial. Kelima, Business Performance Improvement, yang menilai proyek di level perusahaan.

Syarat mendasar untuk ikut InnovAstra adalah proyek inovasi itu harus sudah selesai implementasinya dan dikembangkan dalam satu tahun terakhir. Tiap perusahaan di Astra diberi kesempatan mengirimkan tim terbaiknya. Jumlah tim setiap perusahaan ditentukan berdasarkan jumlah kegiatan inovasinya. Yang pasti, perusahaan yang jumlah kegiatan inovasinya banyak akan mendapat kesempatan mengirimkan tim dalam jumlah lebih banyak.

Selain telah diimplementasikan, kegiatan inovasi tersebut juga harus memberi dampak nyata pada kinerja perusahaan, unik dan berkelanjutan, serta memanfaatkan sumber daya yang ada. Dengan kriteria seperti itu, sudah pasti, untuk bisa sampai di tingkat InnovAstra, setiap proyek inovasi harus melewati seleksi yang ketat di perusahaan masing-masing. Proyek yang bisa masuk di InnovAstra adalah para juara dari tingkat perusahaan.

Setiap inovasi itu kemudian dinilai oleh tujuh juri dari internal Astra, anak usaha dan holding. Tingkat keberhasilan sebuah inovasi dikukur dari indikator NQI. “Siapa yang berhasil berinovasi dengan NQI tertinggi, dialah yang memenangi lomba,” ujar Daris.

Melihat prosesnya yang panjang, InnovAstra tak mungkin terselenggara hanya dengan mengandalkan SDM di kantor pusat. Bagaimanapun, ini merupakan bagian cita-cita besar Astra untuk terus belajar dan mengembangkan diri. Sebab itu, butuh sinergi dengan karyawan di anak usaha yang bertugas menangani inovasi, khususnya bagian PIC Quality Control di anak usaha. Merekalah yang selalu memonitor serta melaporkan kemajuan kegiatan kaizen dan inovasi di perusahaannya.

Sedikit menyinggung tentang inovasi. Kegiatan inovasi di Astra selalu dilihat dari dua hal: pengelolaan inovasi dan praktik inovasi. Pada level korporat, Astra memiliki AMDI yang punya unit yang bertanggung jawab mengelola inovasi yang meliputi monitoring, pengembangan dan penyelenggaraan event. Mereka akan bekerja sama dengan PIC Quality Control di anak perusahaan untuk mengelola inovasi.

Tak hanya itu, cakupan dan tema setiap inovasi juga diserahkan ke masing-masing tim sesuai tantangan bisnisnya. Untuk ini, ada kegiatan yang dinamai Performance Management Review di tingkat korporat yang menjembatani kegiatan review proyek strategis dan manajemen kinerja. “Jadi sekali lagi, upaya inovasi yang kami lakukan adalah sejalan dengan strategi perusahaan dan upaya peningkatan kinerja,” Ekuslie menandaskan. Di Astra, salah satu kekuatannya, selain punya PIC Quality Control, unit usaha juga punya PIC PDCA (Plan–Do–Check–Act) yang tugasnya mengelola roda PDCA: formulasi, penjabaran, serta eksekusi strategi serta review kinerja.

Kembali ke InnovAstra. Bila dirujuk ke belakang, sejak bernama Konvensi Quality Control, InnovAstra tahun 2011 merupakan yang ke-27. Seperti disinggung di atas, penilaian inovasi biasanya dilihat berdasarkan cakupan dan dampak terhadap organisasi. Untuk setiap kategori yang dikompetisikan tadi, dipilih tiga juara (1-3). Plakat, piala dan uang menjadi hadiahnya.

Hadiah dinilai bukan menjadi satu-satunya penggerak. “Hadiah uang perlu ada, namun hadiah nonfinansial akan lebih berdampak untuk jangka panjang,” kata Ekuslie. Menurut pria yang akrab disapa Keliek ini, partisipan bisa hadir di konvensi InnovAstra bertemu dengan Board of Director Astra International dan eksekutif Grup Astra, juga merupakan suatu kehormatan. Para pemenang dari daerah, misalnya, difasilitasi terbang ke Jakarta dan bertemu dengan Dirut Astra. Hal seperti ini membawa kebanggaan tersendiri bagi mereka.

Bila diamati, inovasi-inovasi yang ditelurkan memang sangat menarik dan beragam. Dari inovasi kecil yang lingkupnya praktis di lapangan hingga inovasi kelembagaan. Untuk contoh level lapangan, misalnya, pernah seorang karyawan di PT Astra Agro Lestari membuat inovasi berupa arit untuk memetik buah sawit. Arit itu bisa untuk membacok kelapa sawit hingga bonggolnya tak ada (tak tersisa). Hal itu mengurangi rendemen saat dimasukkan ke kilang dan akan lebih ringan membawanya. Temuan yang sepertinya kecil tetapi berdampak besar bagi pekerjaan lapangan.

Contoh inovasi lain ditemukan Fitra Setiawan dari PT Astra Daihatsu Motor (ADM). Fitra berhasil menyandang gelar juara II InnovAstra 2011 kategori Suggestion System. Inovasinya: memodifikasi cutter dresser, salah satu tool di bagian manufaktur. Tool buatan lokal dia ubah bentuk dan fungsinya menjadi seperti barang impor dari Jepang. Inovasi itu menjadikan harga barang lebih murah. Sementara barang impor seharga Rp 115 ribu, produk ciptaannya cukup hanya Rp 11 ribu. Jelas merupakan efisiensi yang signifikan dan wajar bila dia berhasil menyisihkan ratusan finalis dari ADM lainnya.

Salah satu pemenang InnovAstra tahun lalu adalah PT Pamapersada Nusantara (Pama) yang membuat inovasi dengan judul “Pama Auto Dispatch System”. Pama adalah anak usaha United Tractors yang membidangi kontraktor tambang batu bara yang di dalamnya melibatkan alat berat seperti dump truck dengan diameter rodanya bisa dua kali lipat tinggi manusia dewasa. Sebelum inovasi dilakukan, dalam memasang roda dilakukan dengan lock system dan time sheet (manual). Banyak kesulitan dialami. Kemudian dibuat terobosan baru yang mengubah metode kerja lama secara total karena lewat metode baru bisa dilakukan secata otomatisasi.

Program otomatisasi ini, seperti dijelaskan Darwin Bintang, Kepala Departemen Operation Research and Project Evaluation Pama, menggabungkan multikompetensi seperti engineering, matematika, programming dan teknologi informasi. Mereka akhirnya bisa membuat sistem menjadi terbuka (unlock) sehingga dump truck bebas bergerak sesuai dengan algoritma optimasi yang memberikan total produksi maksimum. Selain itu, bisa real-time. Mereka berhasil menemukan algoritma yang menjadi “otak” dalam pengaturan fleet sehingga bisa melakukan auto assignment (penugasan) ke sejumlah unit pada waktu yang tepat tanpa keterlibatan manusia.

“Inovasi itu memberikan banyak benefit. Yang paling penting membuat aktivitas menjadi lebih efektif dan efisien,” ujar Darwin. Produksi per jam, pada rentang September 2010 hingga Januari 2011 meningkat 13,73%, juga terjadi kenaikan waktu efektif sebesar 25,86 menit/unit per hari. Lalu, terjadi kenaikan speed hauler, penurunan cycle time loader, dan penurunan disposal activity. “Dengan cara ini,” katanya, “kami mampu saving lebih dari US$ 10 juta dalam sepuluh tahun.”

Tak hanya Pama yang inovatif, tim Auto 2000 tahun ini menjadi juara II pada kategori BPI, dengan judul inovasi “Enganging Customer’s Voice in the Total Ownership Experience”. Menurut Yusuf Bahtiar, Kepala Seksi Operation Improvement and Marketing Development, pihaknya melakukan inovasi pada fase ownership kendaraan konsumen. Selama ini kepuasan pelanggan Auto 2000 melibatkan dua fase: purchasing dan ownership (saat pelanggan memiliki kendaraan, atau pascajual). Dibandingkan fase purchase, fase ownership memiliki periode lebih lama dan frekuensi berinteraksi dengan pelanggan lebih sering. Memberikan kepuasaan pelanggan di fase ini akan menentukan loyalitas pelanggan pada Auto2000.

Dengan alasan itu, timnya melakukan sejumlah inovasi pelayanan pada fase ownership. Hasil dari inovasi itu sangat bagus: mengurangi lead time (dari 6 jam menjadi 3 jam) sehingga meningkatkan kapasitas menjadi 890 ribu unit. Lalu, meningkatkan rasio ketuntasan perbaikan menjadi 98,8% dan tingkat pasokan suku cadang menjadi 96,6%, mengurangi pelanggan yang tidak puas menjadi 5%, memperbaiki database untuk meningkatkan jumlah pelanggan yang diundang dan masuk ke bengkel hingga 20%. Yang teranyar adalah kepuasaan pelanggan meningkat dan meraih JD Power Award No. 1 dan membawa pencapaian profit Rp 2,16 triliun di tahun 2010.

Tentu, masih banyak contoh inovasi yang dihasilkan pada ajang InnovAstra, baik berupa sistem, proses, produk maupun jasa yang memberi nilai tambah bagi Astra. Astraworld yang populer sebagai payung kegiatan servis untuk produk-produk Grup Astra itu, misalnya, kabarnya juga hasil konvensi seperti itu.

Sebenarnya, bila dilihat dari pedoman manajemen di Astra atau yang oleh internal Astra sering disebut sebagai Astra Management System (AMS) — mengatur perumusan, penjabaran, dan eksekusi strategi perusahaan — InnovAstra merupakan bagian dari upaya menjalankan AMS tersebut. Di AMS, dalam menjalankan strategi mencakup dua pekerjaan: kerja rutin dan tidak rutin. Kerja tidak rutin biasanya berupa upaya-upaya alternatif untuk meningkatkan produktivitas, kapasitas dan kualitas, alias mengupayakan terobosan (inovasi). Hasil inovasi itulah yang biasanya diikutkan dalam konvensi InnovAstra.

Di lain sisi, penyelenggaraan InnovAstra yang sudah berlangsung 27 tahun itu menunjukkan konsistensi Astra dalam hal inovasi. Diakui Prijono Sugiarto pada saat event InnovAstra bulan lalu, “Kegiatan tersebut memberikan nilai tambah bagi kinerja perusahaan dan pada akhirnya melahirkan produk dan jasa terbaik bagi pelanggan.”

Ekuslie menyambung, event inovasi semacam InnovAstra merupakan perangkat yang baik untuk dua tujuan. Pertama, untuk melembagakan budaya inovasi. Kedua, mendorong kinerja perusahaan. Dan antusiasme itu bukan isapan jempol. Tahun ini, misalnya, jumlah inovasi yang diusulkan mencapai 340.179 proyek SS, 5.931 proyek QCC, 532 proyek QCP dan 28 BPI. Bila dihitung dari tahun pertama diselenggarakan, Astra telah melahirkan lebih dari 3,6 juta inovasi

(SS). Secara kuantitatif benefit-nya juga bisa dilihat angka NQI yang pada 2011 telah mencapai Rp 4,0 triliun.

Handito Joewono, pemerhati bisnis yang juga Chief Strategy Consultant Arrbey Consulting, melihat InnovAstra diselenggarakan karena manajemen Astra terdorong menjadikan perusahaannya makin baik sesuai dengan filosofi kaizen. “Tema kompetisi ‘improvement and innovations’ sangat efektif untuk mendongkrak perbaikan kinerja, baik yang bersifat nonkeuangan maupun keuangan,” Handito memberikan komentarnya.

Dalam pandangannya, esensi kegiatan kompetisi InnovAstra menjadi semakin bermakna karena mengakar pada corporate culture yang sudah terbentuk lama di Astra. Sebagai alumni Astra di era jadul — lebih dari 20 tahun lalu — Handito merasakan konsistensi implementasi budaya korporat Astra tersebut dari dulu sampai saat ini. “Program kompetisi InnovAstra yang ditempatkan dalam kerangka aplikasi corporate culture seperti dilakukan di Astra akan menjadi program yang efektif, efisien dan sinergis untuk menjamin pertumbuhan perusahaan yang berkelanjutan,” ungkapnya.

Hanya saja, menurut Handito, sebagus apa pun programnya saat ini, tetap harus dikembangkan dari waktu ke waktu agar hasilnya signifikan dan sejalan dengan upaya meraih pertumbuhan kinerja yang berkelanjutan.

Oleh : Sudarmadi, Reporter: Ario Fajar, Riset: Siti Sumariyati

http://swa.co.id/2011/04/menggerakkan-inovasi-melalui-konvensi/

Filed under: Best Practice, QCC

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: