SMK ber-KAIZEN

Icon

… upaya membangun karakter PROBLEM SOLVING, menuju INDONESIA yang lebih baik.

Pedoman Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan


Banyak dari apa yang orang lakukan adalah memecahkan masalah dan membuat keputusan. Sering kali, mereka “di bawah pistol”, menekankan dan sangat pendek waktu. Akibatnya, ketika mereka menghadapi masalah baru atau keputusan yang mereka harus membuat, mereka bereaksi dengan keputusan yang tampaknya untuk bekerja sebelumnya. Sangat mudah dengan pendekatan ini untuk terjebak dalam lingkaran pemecahan masalah yang sama berulang-ulang. Oleh karena itu, hal ini sering berguna untuk mendapatkan digunakan untuk pendekatan yang terorganisasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Tidak semua masalah dapat dipecahkan dan keputusan yang dibuat oleh berikut, pendekatan yang agak rasional. Namun, pedoman dasar berikut akan membantu Anda memulai. Jangan terintimidasi oleh panjang daftar pedoman. Setelah Anda berlatih mereka beberapa kali, mereka akan menjadi sifat kedua untuk Anda – cukup bahwa Anda dapat memperdalam dan memperkaya mereka untuk sesuai dengan kebutuhan Anda sendiri dan alam.

(Catatan bahwa mungkin akan lebih bersifat Anda untuk melihat “masalah” sebagai “kesempatan” Oleh karena itu, Anda mungkin mengganti “masalah” untuk “kesempatan” dalam pedoman berikut..)

1. Mendefinisikan masalah

Hal ini sering mana orang perjuangan. Mereka bereaksi terhadap apa yang mereka pikir masalahnya adalah. Sebaliknya, berusaha untuk memahami lebih lanjut tentang mengapa Anda berpikir ada masalah.

Definisikan masalah: (dengan masukan dari diri sendiri dan orang lain). Tanyakan pada diri sendiri dan orang lain, pertanyaan-pertanyaan berikut:

  1. Apa yang bisa Anda lihat yang menyebabkan Anda berpikir ada masalah?
  2. Dimana itu terjadi?
  3. Bagaimana itu terjadi?
  4. Kapan itu terjadi?
  5. Dengan siapa hal itu terjadi? (PETUNJUK: “Siapa yang menyebabkan masalah”. Jangan melompat ke Ketika kita sedang stres, sering menyalahkan salah satu reaksi pertama kami Untuk menjadi manajer yang efektif, Anda perlu menangani masalah-masalah lebih dari orang.)
  6. Mengapa itu terjadi?
  7. Tuliskan deskripsi lima kalimat dari masalah dalam hal “berikut harus terjadi, tetapi tidak …” atau “Berikut ini adalah terjadi dan harus: …” Sebisa mungkin, secara spesifik dalam uraian Anda, termasuk apa yang terjadi, dimana, bagaimana, dengan siapa dan mengapa. (Mungkin akan membantu pada saat ini untuk menggunakan berbagai metode penelitian.

Mendefinisikan masalah kompleks:

Jika masalah masih tampak luar biasa, memecahnya dengan mengulangi langkah 1-7 sampai Anda memiliki deskripsi masalah yang berkaitan.

Memverifikasi pemahaman Anda tentang masalah:

Ini membantu banyak untuk memverifikasi analisis masalah untuk berunding dengan rekan atau orang lain.

Prioritaskan masalah:

Jika Anda menemukan bahwa Anda melihat beberapa masalah terkait, kemudian memprioritaskan mana yang harus Anda alamat pertama.

Perhatikan perbedaan antara “penting” dan “mendesak” masalah. Seringkali, apa yang kita anggap menjadi masalah penting untuk dipertimbangkan adalah benar-benar hanya masalah mendesak. Masalah penting layak perhatian lebih. Sebagai contoh, jika Anda terus-menerus menjawab “mendesak” panggilan telepon, maka Anda mungkin punya lebih “penting” masalah dan itu untuk merancang sebuah sistem yang layar dan memprioritaskan panggilan telepon Anda.

Memahami peran Anda dalam masalah:

Peran Anda dalam masalah dapat sangat mempengaruhi bagaimana Anda melihat peran orang lain. Sebagai contoh, jika Anda sangat stres, itu mungkin akan terlihat seperti yang lainnya, juga, atau, Anda dapat resor terlalu cepat untuk menyalahkan dan menegur orang lain. Atau, Anda merasa sangat bersalah tentang peran Anda dalam masalah, Anda dapat mengabaikan tanggungjawab orang lain.

2. Lihatlah penyebab potensial untuk masalah ini

  • Sungguh menakjubkan betapa banyak yang tidak tahu tentang apa yang Anda tidak tahu. Oleh karena itu, dalam fase ini, sangat penting untuk mendapatkan masukan dari orang lain yang melihat masalah dan yang dipengaruhi oleh itu.
  • Hal ini sering berguna untuk mengumpulkan masukan dari orang lain satu per satu waktu (setidaknya pada awalnya). Jika tidak, orang cenderung menghambat menawarkan kesan-kesan mereka tentang penyebab sebenarnya dari masalah.
  • Tuliskan apa pendapat Anda dan apa yang Anda dengar dari orang lain.
  • Mengenai apa yang Anda pikir mungkin masalah yang terkait dengan kinerja karyawan, hal ini sering berguna untuk mencari nasihat dari seorang rekan atau atasan Anda untuk memverifikasi kesan Anda dari masalah.
  • Tuliskan deskripsi penyebab masalah dan dalam hal apa yang terjadi, dimana, kapan, bagaimana, dengan siapa dan mengapa.

3. Mengidentifikasi alternatif pendekatan untuk menyelesaikan masalah

Pada titik ini, ini berguna agar orang lain yang terlibat (kecuali jika Anda menghadapi pribadi dan / atau masalah kinerja karyawan). Brainstorm solusi untuk masalah. Sangat hanya menempatkan, brainstorming adalah mengumpulkan ide sebanyak mungkin, maka skrining mereka untuk menemukan ide yang terbaik. Ini penting ketika mengumpulkan ide-ide untuk tidak memberikan penilaian apapun pada ide-ide – hanya menuliskannya seperti Anda mendengar mereka. (Satu set keterampilan yang indah digunakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah adalah Berpikir Sistem.)

4. Pilih pendekatan untuk menyelesaikan masalah

  • Ketika memilih pendekatan yang terbaik, pertimbangkan:
  • Pendekatan mana yang paling mungkin untuk memecahkan masalah untuk jangka panjang?
  • Pendekatan yang paling realistis untuk capai untuk sekarang? Apakah Anda memiliki sumber daya? Apakah mereka terjangkau? Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk mengimplementasikan pendekatan?
  • Apa tingkat risiko yang terkait dengan tiap alternatif?

(Sifat langkah ini, khususnya, dalam proses pemecahan masalah adalah mengapa pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang sangat terintegrasi.)

5. Rencana pelaksanaan alternatif terbaik (ini adalah rencana aksi Anda)

  1. Hati-hati mempertimbangkan “Apa yang akan terlihat seperti situasi ketika masalah diselesaikan?”
  2. Langkah apa yang harus diambil untuk mengimplementasikan alternatif terbaik untuk memecahkan masalah? Apa sistem atau proses harus diubah dalam organisasi Anda, misalnya, sebuah kebijakan baru atau prosedur? Jangan resor untuk solusi di mana seseorang “hanya akan berusaha lebih keras”.
  3. Bagaimana Anda tahu apakah langkah-langkah yang sedang diikuti atau tidak? (Ini merupakan indikator Anda dari keberhasilan dari rencana Anda)
  4. Sumber daya apa yang akan Anda butuhkan dalam hal orang, uang dan fasilitas?
  5. Berapa banyak waktu yang akan Anda butuhkan untuk mengimplementasikan solusi? Menulis jadwal yang mencakup mulai dan waktu berhenti, dan ketika Anda berharap untuk melihat indikator keberhasilan tertentu.
  6. Yang terutama akan bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan rencana itu?
  7. Tuliskan jawaban pertanyaan di atas dan mempertimbangkan ini sebagai rencana aksi Anda.
  8. Komunikasikan rencana untuk mereka yang akan terlibat dalam pelaksanaan dan, setidaknya, untuk atasan langsung Anda.

(Sebuah aspek penting dari langkah ini dalam proses pemecahan masalah secara terus-menerus observasi dan umpan balik.)

6. Memonitor pelaksanaan rencana

Memantau indikator keberhasilan:

  1. Apakah Anda melihat apa yang Anda harapkan dari indikator?
  2. Akan merencanakan akan dilakukan sesuai jadwal?
  3. Jika rencana itu tidak diikuti seperti yang diharapkan, maka pertimbangkan: Apakah rencana realistis? Apakah ada sumber daya yang cukup untuk mencapai rencana tersebut sesuai jadwal? Haruskah prioritas lebih ditempatkan pada berbagai aspek dari rencana? Harus merencanakan dapat diubah?

7. Pastikan apakah masalah telah diatasi atau tidak

Salah satu cara terbaik untuk memverifikasi apakah masalah telah dipecahkan atau tidak adalah dengan melanjutkan operasi normal dalam organisasi. Namun, Anda harus mempertimbangkan:

  1. Perubahan apa yang harus dilakukan untuk menghindari jenis masalah di masa depan? Pertimbangkan perubahan kebijakan dan prosedur, pelatihan, dll
  2. Terakhir, pertimbangkan “Apa yang Anda pelajari dari pemecahan masalah ini?” Pertimbangkan pengetahuan baru, pemahaman dan / atau keterampilan.
  3. Pertimbangkan untuk menulis memo singkat yang menyoroti keberhasilan upaya pemecahan masalah, dan apa yang Anda pelajari sebagai hasilnya. Berbagi dengan, rekan-rekan supervisor Anda dan bawahan.

http://managementhelp.org/personalproductivity/problem-solving.htm

Filed under: Problem Solving

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: