SMK ber-KAIZEN

Icon

… upaya membangun karakter PROBLEM SOLVING, menuju INDONESIA yang lebih baik.

Menerapkan Suggestion System yang Efektif


Jika kita pernah mengenal lean manufacturing, tentu kira pernah mendengar mengenai salah satu metode Kaizen yaitu suggestion system. Suggestion system adalah salah satu perangkat yang paling sedikit digunakan, padahal punya manfaat yang sangat besar. Mengapa demikian?

Suggestion system, adalah suatu sistem yang merupakan salah satu bagian dari Kaizen, yang intinya adalah memberdayakan karyawan untuk ikut bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari perusahaan.

`Suggestion` pada dasarnya adalah suatu ide, yang bisa diterima, namun juga bisa ditolak. Anda menyerap `suggestion` dari seluruh karyawan, dan memberlakukan sistem `terima` atau `tolak`.
Suggestion system meliputi tiga tahap, antara lain:

Encouragement, dimana pada tahap ini manajemen perlu untuk mendorong karyawan-karyawannya menyampaikan saran, baik itu saran minor sekalipun. Hal ini ditujukan supaya karyawan dapat memandang bagaimana cara mereka bekerja selama ini.

Education, tahap dimana manajemen perlu untuk menyediakan pendidikan bagi karyawannya, sehingga mereka dapat memberikan saran yang lebih baik lagi. Untuk memungkinkannya dapat menganalisa dan memberi saran lebih baik, itu membutuhkan pendidikan.

Efficiency, yakni tahap dimana karyawan sudah terlibat dan terdidik, maka kemudian perusahaan dapat memperoleh manfaat ekonomi dari suggestion system tersebut.

Suatu suggestion system mempunyai beberapa manfaat utama bagi perusahaan yang menerapkannya, antara lain:
Empowerment
Dengan adanya suggestion system, karyawan akan tergerak untuk menyampaikan ide dan sarannya, sehingga mereka dapat berkontribusi supaya pekerjaannya sendiri dan lingkungan kerja tersebut berjalan dengan lebih baik. Sehingga, ini meningkatkan sense of ownership terhadap kesuksesan pekerjaan dan perusahaan.

Positive Morale
Suggestion system juga dapat memberikan implikasi positif terhadap etos kerja karyawan. Karyawan akan merasa bahwa manajemen mempertimbangkan sarannya, apalagi jika ide/saran tersebut dijalankan, maka hasilnya akan bisa meningkatkan semangat kerja, dan memicu kepuasan kerja. Karyawan juga akan lebih termotivasi untuk berkontribusi lebih banyak lagi.

Mengapa perusahaan enggan untuk menerapkan suggestion system? Jon Miller dari Gemba Research menjelaskan empat keberatan yang dihadapi perusahaan dalam makalahnya `The Suggestion System is No Suggestion`.
1. menciptakan birokrasi untuk mengkaji dan mengevaluasi ide
2. membayar untuk ide, yang sudah menjadi bagian dari pekerjaan setiap orang
3. `suggestion` pada akhirnya malah menjadi komplain
4. sulit menemukan sumber daya untuk mengimplementasikan ide

Di makalah tersebut, ia juga menyampaikan solusi terhadap empat keberatan tersebut. Ini berdasarkan observasi dan studi terhadap Toyota dan perusahaan Jepang lainnya. Mereka punya suggestion system yang sangat powerful dan efektif.

1. Idea acceptance is a given
Perusahaan memahami betul bahwa implementasi ide akan dapat mendorong kinerja, sekaligus menghemat. Ketika suatu ide yang kreatif di-submit, maka ide langsung diimplementasikan. Proses review terjadi, namun di level rendah, biasanya adalah supervisor. Sehingga, ide tersebut bisa langsung diimplementasikan oleh orang yang memiliki ide. Biasanya, ide ini akan seputar pada area kerja masing-masing individu, jadi mereka bisa langsung mengimplementasikannya.

2. Pay Per Reward
Toyota memberikan uang cash kepada karyawannya untuk setiap ide yang diimplementasikan dan menghasilkan penghematan. Ide ini dievaluasi oleh supervisor, kemudian hasil reward ditambahkan ke dalam perhitungan gaji. Reward ini berkisar antara $5 hingga $2000, tergantung hasil yang dibawanya. Reward ini berasal dari anggaran untuk training, karena Toyota mempercayai bahwa metode ini efektif dalam menyediakan training bagi karyawan, dibandingkan dengan training dalam kelas. Toyota memandang bahwa reward tersebut berfungsi sebagai rasa terima kasih bahwa karyawan sudah meluangkan waktunya untuk memikirkan ide-ide yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

3. Coaches Help Ideas Grow
Banyak perusahaan yang menerapkan suggestion system seperti menaruh `suggestion box` namun hanya sesaat kemudian mati, dan lebih banyak komplain dibandingkan ide. Bagaimana Toyota bisa sukses? Ternyata, kuncinya adalah interaksi antara karyawan dengan supervisornya. Supervisor adalah seorang Idea Coach. Karyawan yang punya ide, namun dibantu oleh supervisor, maka ide tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut lagi, dipoles supaya lebih bagus. Jika karyawan tidak punya ide, coach dapat memberikan hint, arahan, yang jelas ia bertanggung jawab untuk bekerjasama dengan karyawan supaya mereka menghasilkan ide.

4. Implement Ideas Yourself
Solusi yang paling sederhana dan masuk akal yaitu: ide diimplementasikan sendiri. Biasanya ide ini seputar area kerja individu tersebut, dan merupakan ide-ide kecil, sehingga bisa langsung diimplementasikannya. Jika terdapat sumber daya luar yang dibutuhkan, maka supervisor akan melakukan koordinasi.

Suggestion system akan menghasilkan banyak sekali ide dan saran, yang pada intinya semuanya bermaksud untuk mengoptimalkan kinerja. Ujung-ujungnya, tentu akan berdampak positif terhadap finansial, entah itu bersifat efisiensi, ergonomis, atau ide mengenai produk baru. Lihat saja Toyota, dalam kurun waktu 40 tahun, dapat menghasilkan sekitar 20 juta saran. Tentunya ini menghasilkan penghematan yang luar biasa bagi Toyota.
(managementfile– Quality) – (Rinella Putri/RP/mgf)

Filed under: Ide Berkonsep

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: